ASSUNTO: POLÍTICA CORPORATIVA DE COMPRAS, CONTRATAÇÕES E RECONHECIMENTO DE OBRIGAÇÕES COMERCIAIS

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Prezados Senhores,

O Grupo Alicerce, em observância aos princípios de governança corporativa, controles internos, compliance, integridade, rastreabilidade das operações e responsabilidade na gestão de recursos, comunica a todos os seus fornecedores e demais parceiros comerciais que todas as aquisições de bens, materiais, equipamentos, serviços e demais contratações estão sujeitas a procedimentos internos obrigatórios de autorização.

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1. DO PEDIDO DE COMPRA

A formalização de qualquer negociação somente ocorrerá mediante a emissão do PEDIDO DE COMPRA, documento corporativo oficial da empresa, emitido pelos sistemas internos, contendo:

• número de identificação da operação;

• identificação do fornecedor;

• descrição do objeto contratado;

• quantidades e valores;

• Prazos e datas de vencimentos;

• Forma de pagamento da negociação;

• centro de custo ou unidade requisitante, quando aplicável;

• aprovação pelos responsáveis competentes, conforme a política interna de alçadas da empresa.

Paragrafo unico: O Pedido de Compra constitui o único instrumento hábil para autorizar o início do fornecimento de materiais, entrega de equipamentos, execução de serviços ou qualquer outra obrigação comercial assumida pela empresa.

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2. DA AUSÊNCIA DE AUTORIZAÇÃO

Nenhum diretor, gerente, coordenador, encarregado, colaborador, empregado, preposto, representante operacional ou terceiro está autorizado a contratar, adquirir materiais ou assumir obrigações em nome da empresa sem a prévia emissão do respectivo Pedido de Compra.

Da mesma forma, não constituem autorização válida para fornecimento ou prestação de serviços:

• solicitações verbais;

• mensagens por WhatsApp, Telegram ou aplicativos similares;

• e-mails desacompanhados do Pedido de Compra;

• ligações telefônicas;

• mensagens de texto;

• promessas de pagamento;

• tratativas comerciais preliminares;

• ordens informais emitidas por qualquer colaborador.

Tais comunicações possuem caráter meramente operacional ou negocial e não vinculam a empresa à contratação, salvo quando acompanhadas do correspondente Pedido de Compra regularmente emitido e autorizado pelo gestor do departamento correspondente.

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3. DO RECONHECIMENTO DAS OBRIGAÇÕES

O Grupo Alicerce somente reconhecerá como válida a obrigação de pagamento decorrente de operações que atendam integralmente aos procedimentos internos de contratação.

A emissão de nota fiscal, boleto bancário, duplicata, recibo, fatura ou qualquer outro documento fiscal ou comercial devem ser emitidos em observancia as informações contidas no Pedido de Compra, formalizados no ato da negociação.

Consequentemente, materiais entregues, serviços executados, equipamentos disponibilizados ou quaisquer fornecimentos realizados sem a emissão prévia do Pedido de Compra serão considerados realizados por conta e risco exclusivo do fornecedor, não gerando, por si só, obrigação de pagamento por parte da empresa.

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4. DA RESPONSABILIDADE DO FORNECEDOR

Compete ao fornecedor verificar previamente a existência do Pedido de Compra antes de:

• fabricar materiais;

• realizar entregas;

• mobilizar equipes;

• iniciar obras ou serviços;

• adquirir insumos destinados à empresa;

• deslocar equipamentos;

• executar qualquer atividade relacionada ao objeto da contratação.

A inobservância desse procedimento caracteriza descumprimento das políticas comerciais da empresa, sendo de exclusiva responsabilidade do fornecedor os custos, despesas, investimentos, deslocamentos, mobilizações, perdas, lucros cessantes ou quaisquer outros prejuízos eventualmente suportados.

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5. DO PROCESSAMENTO FINANCEIRO

O processamento financeiro de qualquer pagamento dependerá, cumulativamente, da existência de:

• Pedido de Compra regularmente emitido;

• comprovação do recebimento do material ou da execução do serviço;

• documentação fiscal regular;

• atendimento aos procedimentos internos de conferência, aprovação e liquidação da despesa.

A ausência de qualquer desses requisitos impedirá o reconhecimento da obrigação financeira até sua regularização.

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6. DA CIÊNCIA E ACEITAÇÃO

Ao manter relacionamento comercial com o Grupo Alicerce, o fornecedor declara ter ciência desta política corporativa e compromete-se a observá-la integralmente, reconhecendo que a emissão do Pedido de Compra constitui condição indispensável para a formalização de qualquer contratação.

O descumprimento das diretrizes ora estabelecidas não produzirá efeitos vinculantes em relação à empresa, permanecendo sob exclusiva responsabilidade do fornecedor todos os atos praticados em desconformidade com este comunicado, sem prejuízo da análise de eventual obrigação que decorra da legislação aplicável ou de contrato formal específico.

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7. DISPOSIÇÕES FINAIS

Este comunicado entra em vigor na data de sua divulgação e aplica-se a todas as operações comerciais realizadas com o Grupo Alicerce, independentemente da natureza do fornecimento ou da modalidade de contratação.

Solicitamos a ampla divulgação deste procedimento entre os responsáveis comerciais, representantes, vendedores e prepostos de cada fornecedor, evitando transtornos operacionais e assegurando a regularidade das relações comerciais.

O Grupo Alicerce reafirma seu compromisso com a ética, a transparência, a segurança jurídica e a excelência na gestão de seus processos internos.

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DIRETORIA ADMINISTRATIVA
GRUPO ALICERCE