POLÍTICA CORPORATIVA DE COMPRAS, CONTRATAÇÕES E RECONHECIMENTO DE OBRIGAÇÕES COMERCIAIS
Prezados Senhores,
O Grupo Alicerce, em observância aos princípios de governança corporativa, controles internos, compliance, integridade, rastreabilidade das operações e responsabilidade na gestão de recursos, comunica a todos os seus fornecedores e demais parceiros comerciais que todas as aquisições de bens, materiais, equipamentos, serviços e demais contratações estão sujeitas a procedimentos internos obrigatórios de autorização.
Art. 1º A formalização de qualquer fornecimento de bens ou prestação de serviços exige a emissão prévia do PEDIDO DE COMPRA, gerado exclusivamente pelo sistema interno do Grupo Alicerce, contendo:
I - número de identificação da operação;
II - identificação do fornecedor;
III - descrição do objeto contratado;
IV - quantidades e valores;
V - Prazos e datas de vencimentos;
VI - Forma de pagamento da negociação;
VII - centro de custo ou unidade requisitante, quando aplicável;
VII - aprovação pelos responsáveis competentes, conforme a política interna de alçadas da empresa.
§ 1º Para fornecimentos continuados, de alto valor ou de maior complexidade técnica, o Pedido de Compra atua como ordem de execução vinculada ao respectivo Contrato de Fornecimento ou de Prestação de Serviços formalmente assinado.
Parágrafo único. O Pedido de Compra constitui o único instrumento hábil para autorizar a entrega de materiais, mobilização de equipes, locação de equipamentos ou execução de serviços. Nenhuma negociação verbal, proposta comercial ou comunicação informal substitui a emissão do Pedido de Compra pelo sistema corporativo.
Art. 2º Nenhum diretor, gerente, coordenador, encarregado, colaborador, empregado, preposto, representante operacional ou terceiro está autorizado a contratar, adquirir materiais ou assumir obrigações em nome da empresa sem a prévia emissão do respectivo Pedido de Compra.
I - Da mesma forma, não constituem autorização válida para fornecimento ou prestação de serviços:
a) solicitações verbais;
b) mensagens por WhatsApp, Telegram ou aplicativos similares;
c) e-mails desacompanhados do Pedido de Compra;
d) ligações telefônicas;
e) mensagens de texto;
f) promessas de pagamento;
g) tratativas comerciais preliminares;
h) ordens informais emitidas por qualquer colaborador.
Parágrafo único. As comunicações informais possuem caráter meramente operacional e não vinculam o Grupo Alicerce. Somente produzirão efeitos jurídicos e financeiros os Pedidos de Compra devidamente emitidos pelo sistema e aprovados pelos responsáveis conforme a tabela de alçadas corporativas vigente.
Art. 3º O Grupo Alicerce somente reconhecerá como válida a obrigação de pagamento decorrente de operações que atendam integralmente aos procedimentos internos de contratação, mediante a emissão prévia do Pedido de Compra.
§ 1º Materiais entregues, serviços executados ou quaisquer fornecimentos realizados sem a emissão prévia do Pedido de Compra serão considerados realizados por conta e risco exclusivo do fornecedor, não gerando obrigação de pagamento por parte da empresa.
§ 2º A emissão de notas fiscais, boletos ou faturas deve guardar divergência zero em relação às condições aprovadas no Pedido de Compra.
§ 3º É obrigatório constar o número do Pedido de Compra no campo "Dados Adicionais / Observações" do documento fiscal.
§ 4º O faturamento e o pagamento ficam condicionados à apresentação do comprovante de entrega (canhoto assinado por preposto autorizado) ou do relatório de medição aprovado formalmente no sistema.
Art. 4º Compete ao fornecedor verificar previamente a existência do Pedido de Compra antes de:
I – fabricar materiais;
II - realizar entregas;
III - mobilizar equipes;
IV - iniciar obras ou serviços;
V - adquirir insumos destinados à empresa;
VI - deslocar equipamentos;
VII - executar qualquer atividade relacionada ao objeto da contratação.
Parágrafo único. A inobservância desse procedimento caracteriza descumprimento das políticas comerciais da empresa, sendo de exclusiva responsabilidade do fornecedor os custos, despesas, investimentos, deslocamentos, mobilizações, perdas, lucros cessantes ou quaisquer outros prejuízos eventualmente suportados.
Art. 5º O processamento financeiro de qualquer pagamento dependerá, cumulativamente, da existência de:
I – Pedido de Compra regularmente emitido;
II - comprovação do recebimento do material ou da execução do serviço;
III - documentação fiscal regular;
IV - atendimento aos procedimentos internos de conferência, aprovação e liquidação da despesa.
§ 1º A ausência de qualquer desses requisitos impedirá o reconhecimento da obrigação financeira até sua regularização.
§ 2º É expressamente vedado ao fornecedor ceder, caucionar, faturatizar (factoring), negociar com instituições financeiras ou emitir duplicatas e títulos de crédito vinculados aos fornecimentos ou serviços prestados ao Grupo Alicerce, salvo mediante autorização prévia, expressa e por escrito da Diretoria Financeira da empresa.
Parágrafo único. O descumprimento desta vedação autoriza o Grupo Alicerce a sustar os pagamentos e opor o não conhecimento dos títulos perante terceiros e órgãos de proteção ao crédito.
Art. 6º Ao manter relacionamento comercial ou efetuar fornecimentos ao Grupo Alicerce, o fornecedor declara prévia ciência desta política corporativa, aceitando-a integralmente e reconhecendo que a emissão prévia do Pedido de Compra é condição constitutiva para o nascimento de qualquer obrigação financeira.
Parágrafo único. Qualquer entrega, mobilização ou execução realizada sem a emissão prévia do Pedido de Compra ocorrerá por conta e risco exclusivo do fornecedor, isentando o Grupo Alicerce de qualquer dever de indenização, ressarcimento ou pagamento por custos, despesas ou lucros cessantes, sem prejuízo da apuração de responsabilidade civil e administrativa dos envolvidos.
Art. 7º Este comunicado entra em vigor na data de sua divulgação e aplica-se a todas as operações comerciais realizadas com o Grupo Alicerce, independentemente da natureza do fornecimento ou da modalidade de contratação.
§ 1º Solicitamos a ampla divulgação deste procedimento entre os responsáveis comerciais, representantes, vendedores e prepostos de cada fornecedor, evitando transtornos operacionais e assegurando a regularidade das relações comerciais.
§ 2º O Grupo Alicerce reafirma seu compromisso com a ética, a transparência, a segurança jurídica e a excelência na gestão de seus processos internos.
DIRETORIA ADMINISTRATIVA
GRUPO ALICERCE